Как правильно регистрировать входящую корреспонденцию?

Как правильно регистрировать входящие документы?

На документах ставится отметка о поступлении, которая в соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003 размещается в правом углу нижнего поля первого листа документа (в исключительных случаях на обороте первого листа) и включает учетный номер, входящий регистрационный индекс и дату получения документа в организации, которой адресован ...

Как правильно принимать входящие письма?

Регистрируют входящие документы в день их поступления (только иногда на следующий), для чего проставляют отметку на первом листе в правом нижнем углу и заносят краткие сведения о документе в принятые в организации формы регистрации (примерный образец далее будет приведен).

Когда регистрируются исходящие документы?

Исходящие документы регистрируются один раз, как правило, в день подписания или утверждения.

Как заполнять книгу учета исходящей корреспонденции?

Книга учета должна содержать следующие сведения:

1. уникальный регистрационный номер, присвоенный документу;
2. дату регистрации;
3. формат документа — письмо, записка, информация;
4. данные адресата;
5. тему документа — краткое содержание;
6. количество экземпляров;
7. общее количество листов;
8. данные исполнителя.

Какие документы нужно регистрировать?

Для регистрации по месту жительства понадобятся:

• заявление, подписанное вами или собственником помещения;
• паспорт;
• документ о праве собственности на жилье: по желанию, но лучше его предоставить;
• документ, который подтверждает основание для вселения, если нет права собственности: договор найма, решение суда;

Какие документы не требуют регистрации?

2.3.2. Примерный перечень документов, не подлежащих регистрации службой ДОУ

• письма, присланные в копии для сведения;
• рекламные извещения, плакаты, программы совещаний и т.п.;
• первичные документы бухгалтерского учета;
• учебные планы, программы, копии;
• месячные, квартальные и другие отчеты;
• формы статистической отчетности;

Как правильно присвоить номер исходящему письму?

Итог: Нумерация исходящих писем в делопроизводстве осуществляется в день подписания документа. Чтобы не возникло путаницы, регистрационный номер присваивается на основании предыдущих записей в журнале учета исходящей корреспонденции.

Как поставить входящий номер на письме?

Если документ многостраничный, регистрационный номер проставляется под текстовой частью на первом листе. В том случае, когда письмо состоит из одного листа — номер ставится в правом углу, ниже подписи и перечня приложений, если они есть.

Сколько лет хранится входящая и исходящая корреспонденция?

Срок хранения входящих и исходящих документов в организации — не менее трех лет. В зависимости от важности письма его можно хранить дольше. Связанные письма лучше не разрывать и хранить в одном деле. Сведения о поступившей и отправленной корреспонденции нужно вносить в журналы учета.

Какие этапы проходят исходящие документы?

Основные этапы обработки исходящих документов:

• составление проекта документа исполнителем;
• проверка правильности оформления проекта документа;
• согласование проекта документа;
• подписание руководителем;
• проверка комплектности;
• сортировка;
• нанесение адреса на конверт;
• упаковка;

Какие документы регистрируются в день поступления?

Регистрации подлежат все документы, требующие учета, исполнения и использования в справочных целях. Регистрируются документы, поступающие из других организаций и от физических лиц, а также создаваемые – внутренние и отправляемые.

Для чего нужно регистрировать исходящие документы?

Журнал регистрации исходящих документов - применяется для регистрации документов, отправляемых корреспондентам из организации. ... Регистрация - это запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующая факт его создания, отправления или получения.

Нужно ли вести журнал исходящей корреспонденции?

Журналы регистрации входящей и исходящей корреспонденции - обязательный элемент системы делопроизводства любой организации. Строгий учет входящих и исходящих писем – гарантия своевременного принятия руководством компании оперативных и верных управленческих решений.

Как выглядит журнал регистрации исходящих документов?

Журнал регистрации исходящих документов, как и все остальные журналы этого типа, имеет в своем составе две части: обложку и страницы. На обложке написаны: название, дата начала и окончания ведения (вторую удобно проставлять при завершении документа), наименование организации, другие основные реквизиты.

Какие графы может содержать журнал регистрации документов?

Журнал регистрации входящей корреспонденции включает следующие графы:

• Порядковый номер.
• Дата, совпадает с днём поступления документа в компанию. ...
• Номер входящего документа. ...
• Дополнительные реквизиты. ...
• Вид документа. ...
• Отправитель. ...
• Краткое содержание. ...
• Ответственный исполнитель.

Интересные материалы:

Какое минимальное количество игроков может находиться на поле?
Какое может быть искусственное освещение?
Какое самое высокое давление может быть у человека?
Какое время человек может прожить без сна?
Какое время человек может прожить без воды?
Какой деятельностью не могут заниматься депутаты?
Какой длины может быть газовый шланг к плите?
Какой игрок может выполнять подачу?
Какой максимальной длины может быть USB кабель?
Какой может быть директор?